قوانین و الزامات ثبت سفارش در سامانه تجارت کالا NTSW

فهرست مطالب

مقدمه: بررسی گام به گام ثبت سفارش در سامانه تجارت کالا

سامانه جامع تجارت، که با نام اختصاری NTSW (National Trade Single Window) شناخته می‌شود، به عنوان ابزاری محوری در سیاست‌های دولت الکترونیک ایران، با هدف ایجاد یک پنجره واحد برای فعالان اقتصادی در حوزه تجارت داخلی و خارجی راه‌اندازی شده است.¹ این سامانه فراتر از یک بستر صرف برای ثبت سفارش، به مثابه یک نهاد نظارتی یکپارچه عمل می‌کند که هدف آن تسهیل فرآیندها، افزایش شفافیت، کاهش فساد اقتصادی و مبارزه با قاچاق و احتکار کالا است.³

با ادغام و هماهنگی میان نهادهای مختلف دولتی، از جمله وزارت صنعت، معدن و تجارت (صمت)، گمرک، بانک مرکزی و سازمان توسعه تجارت، سامانه جامع تجارت در تلاش است تا کلیه فرآیندهای تجاری را تحت یک نظارت دقیق و کارآمد قرار دهد.³این گزارش با رویکردی تحلیلی و جامع، فراتر از ارائه یک راهنمای گام به گام، به بررسی دقیق قوانین و الزامات ثبت سفارش در این سامانه می‌پردازد.

در ادامه، ضمن تشریح فرآیندهای قانونی، به تحلیل عمیق چالش‌های عملیاتی و ابهامات رایج می‌پردازیم و تأثیر بخشنامه‌های کلیدی را بر محیط کسب‌وکار مورد واکاوی قرار می‌دهیم. هدف نهایی، ارائه یک سند مرجع برای بازرگانان و فعالان اقتصادی است تا با درک صحیح از اکوسیستم جدید، مسیر تجاری خود را با کمترین اصطکاک و ریسک بهینه سازند.

۱. معماری و کارکرد سامانه جامع تجارت

۱.۱. فلسفه وجودی و اهداف کلان

فلسفه اصلی راه‌اندازی سامانه جامع تجارت، حل معضلات متعدد در فرآیندهای سنتی و بروکراتیک تجاری بوده است.² از جمله اهداف کلان این سامانه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

تسهیل و یکپارچه‌سازی: سامانه جامع تجارت با ایجاد یک پلتفرم واحد، به دنبال ایجاد یک نقطه دسترسی متمرکز برای بازرگانان و کاهش نیاز به مراجعات متعدد به دستگاه‌های مختلف است. این رویکرد به منظور آسان‌سازی تجارت از طریق ابزارهای الکترونیک در سطح ملی و بین‌المللی طراحی شده است.¹
مبارزه با فساد و قاچاق: با ثبت دقیق اطلاعات هویتی و اقتصادی تمامی افراد و نهادهای درگیر در تجارت، این سامانه امکان نظارت لحظه‌ای بر زنجیره تأمین را فراهم می‌کند.³ این نظارت دقیق، به کاهش فساد، جلوگیری از احتکار کالا و کنترل قاچاق کمک شایانی می‌کند.³
نظارت و مدیریت منابع: سامانه به وزارت صمت و سایر دستگاه‌های ذی‌ربط این امکان را می‌دهد که بر تولید، واردات و توزیع کالا نظارت داشته باشند.³ این نظارت به تخصیص دقیق و کارآمد منابع دولتی، به ویژه ارز، کمک می‌کند و زمینه را برای برنامه‌ریزی بهتر اقتصادی فراهم می‌سازد.³

۱.۲. زیرسیستم‌های کلیدی و ارتباطات آن‌ها

معماری سامانه جامع تجارت شامل چندین زیرسیستم کلیدی است که به صورت هماهنگ فعالیت می‌کنند.³ این سامانه‌ها به خودی خود مستقل هستند، اما موظف به ارتباط با NTSW شده‌اند تا فرآیندهای تجاری را یکپارچه سازند.⁹ این هماهنگی اجباری بین سامانه‌های مستقل دولتی، در حالی که یک دسترسی واحد برای کاربر فراهم می‌کند، آسیب‌پذیری‌هایی را نیز به همراه دارد. اختلال در هر یک از این سامانه‌ها، مانند تأخیر در تأیید بانک مرکزی، می‌تواند کل زنجیره را متوقف کند.¹⁰ این وضعیت یک نقطه شکست واحد (Single Point of Failure) را در فرآیند تجارت ایجاد کرده است که چالش‌های فنی و مدیریتی را برای دولت و تجار به همراه دارد.

برخی از مهم‌ترین زیرسیستم‌ها عبارتند از:

سامانه جامع امور گمرکی (EPL): این سامانه به عنوان پنجره واحد تجارت فرامرزی و دروازه اصلی ترخیص کالا عمل می‌کند.¹² اطلاعات ثبت سفارش که در NTSW ثبت می‌شود، مستقیماً به EPL منتقل شده و مبنای اظهار گمرکی و فرآیند ترخیص قرار می‌گیرد.⁹
سامانه جامع انبارها: این زیرسیستم با هدف ساماندهی اطلاعات انبارهای سراسر کشور راه‌اندازی شده و تمامی انبارها موظف به ثبت اطلاعات ورودی و خروجی کالای خود در آن هستند.² این امر به دولت امکان می‌دهد تا نظارت دقیق‌تری بر فعالیت انبارها داشته و از احتکار کالا جلوگیری کند.⁷
سامانه ارزی نیما (نظام یکپارچه معاملات ارزی): این سامانه بستری برای معاملات ارزی بین خریداران و فروشندگان ارز فراهم کرده است.⁴ بازرگانان برای تأمین و اعلام منشاء ارز ثبت سفارشات خود، از طریق سامانه جامع تجارت به این زیرسیستم متصل می‌شوند.²
سامانه شناسه کالا و اعتبارسنجی: برای شناسایی دقیق کالاها و احراز هویت بازرگانان، این سامانه‌ها نقش حیاتی دارند. دریافت شناسه کالا برای بسیاری از گروه‌های کالایی الزامی است و اطلاعات هویتی و فعالیت‌های اقتصادی بازرگانان در این سامانه ثبت می‌شود.⁴

۱.۳. نقش NTSW در چرخه تجارت فرامرزی

سامانه جامع تجارت، کل چرخه تجارت فرامرزی، به ویژه واردات، را به چهار بخش اصلی تقسیم کرده است ²:

عملیات تجاری: این مرحله شامل اخذ مجوزهای لازم از سازمان‌های ذی‌صلاح و تکمیل فرآیند ثبت سفارش کالا است.²
عملیات ارزی: در این بخش، واردکننده باید منشاء ارز مورد استفاده برای واردات را مشخص و عملیات ارزی مربوطه را انجام دهد.²
لجستیک بین‌المللی: این مرحله به حمل و نقل بین‌المللی کالا اختصاص دارد و شامل عقد قرارداد با شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی است.²
لجستیک داخلی: پس از ترخیص کالا، این مرحله شامل حمل و نقل داخلی کالا، انتقال مالکیت و ثبت ورود کالا به انبارها می‌شود.²

۲. الزامات و فرآیندهای ثبت سفارش کالا

۲.۱. پیش‌نیازهای قانونی و مدارک مورد نیاز

برای آغاز فرآیند ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت، متقاضیان حقیقی یا حقوقی باید دارای کارت بازرگانی معتبر باشند.¹⁶ این کارت، صلاحیت فرد را برای انجام امور واردات و صادرات تأیید می‌کند.¹⁷ مهمترین مدرک در این مرحله، پروفرما یا پیش‌فاکتور است که توسط فروشنده خارجی صادر می‌شود و باید حاوی اطلاعات دقیقی باشد.¹⁹ این اطلاعات شامل مشخصات کامل خریدار و فروشنده، تاریخ صدور، مدت اعتبار، مشخصات فنی کالا، کشور تولیدکننده، نحوه پرداخت ارز و شرایط حمل است.¹⁸

۲.۲. راهنمای گام به گام ثبت سفارش الکترونیک

فرآیند ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت شامل مراحل زیر است ¹⁸:

ثبت‌نام و احراز هویت: اولین گام، ثبت‌نام در سامانه NTSW به آدرس ntsw.ir و دریافت کد نقش تجاری است.¹⁶
ثبت اطلاعات فروشنده خارجی: پس از ورود به سامانه، باید اطلاعات فروشنده خارجی را در بخش «مدیریت فروشندگان خارجی» ثبت کرد تا یک کد ۱۰ رقمی از سامانه «فیدا» صادر شود.¹⁴
دریافت شناسه کالا و تعهدات: کالاهای خاصی مانند محصولات بهداشتی، دامی، دخانیات، پوشاک و قطعات صنعتی باید دارای شناسه کالا باشند.¹⁴ کالاهای دامی و بهداشتی قبل از ثبت شناسه، نیاز به معرفی و دریافت مجوز از وزارت بهداشت دارند.¹⁴ برای برخی کالاها، آپلود تعهدات محضری نیز الزامی است.¹⁴
تکمیل اطلاعات پرونده: در این مرحله، اطلاعات پیش‌فاکتور و شناسه فروشنده خارجی وارد می‌شود. یک نکته بسیار مهم این است که در بخش تکمیل «اطلاعات اصلی»، امکان ویرایش وجود نخواهد داشت و در صورت اشتباه، کاربر باید کل پرونده را حذف و مراحل را مجدداً طی کند.¹⁴ این سخت‌گیری در یک محیط تجاری با داده‌های پویا، یک چالش بزرگ عملیاتی و حقوقی ایجاد می‌کند. این سیاست نشان می‌دهد که تمرکز اصلی بر روی شفافیت و دقت داده‌ها از نقطه ورود است، حتی به قیمت ایجاد اصطکاک و دشواری برای کاربر. این رویکرد، در حالی که از خطاهای عمدی و کم‌اظهاری جلوگیری می‌کند، فرآیندهای تجاری را کند و پرریسک می‌سازد.
مشخص کردن گمرک و روش حمل: در این بخش، باید روش حمل کالا، گمرک مقصد و مرز ورودی را تعیین کرد.¹⁴
پرداخت کارمزد: هزینه ثبت سفارش معادل 0.5 درصد ارزش کالا است که طبق فرمول $ \frac{\text{ارزش کل پروفرما} \times \text{نرخ ارز}}{2000} $ محاسبه و به صورت الکترونیک پرداخت می‌شود.¹⁶

۲.۳. انواع ثبت سفارش بر اساس روش پرداخت ارز

ثبت سفارش کالا بر اساس روش تأمین ارز به دسته‌بندی‌های مختلفی تقسیم می‌شود که شامل موارد زیر است ¹⁷:

ارز بانکی: تأمین ارز از طریق سیستم بانکی کشور.
از محل ارز خود یا دیگران: استفاده از ارز حاصل از صادرات خود یا سایر صادرکنندگان.
تهاتر: مبادله کالا به کالا بدون نیاز به انتقال ارز.
بدون انتقال ارز: این روش برای گروه‌های خاصی از کالاها مجاز است.

۳. قوانین و بخشنامه‌های کلیدی و تأثیر آن‌ها

۳.۱. تغییرات و مصوبات تأثیرگذار اخیر

قوانین و بخشنامه‌های مرتبط با سامانه جامع تجارت به صورت مداوم در حال تغییر هستند و بازرگانان باید به طور پیوسته آن‌ها را رصد کنند.²¹ برخی از مهم‌ترین تغییرات سال ۱۴۰۴ عبارتند از:

الزام ثبت اطلاعات راننده: از اول شهریور ۱۴۰۴، ثبت فاکتور در سامانه بدون درج اطلاعات راننده (کد ملی و شماره تماس) حتی برای فاکتورهای بدون بارنامه، ممکن نخواهد بود. این تغییر با هدف افزایش شفافیت و رهگیری دقیق حمل و نقل کالا صورت گرفته است.²³
قوانین جدید ویرایش و تمدید: بر اساس بخشنامه وزارت جهاد کشاورزی، تمدید یا ویرایش پرونده‌های ثبت سفارش پس از انقضای اعتبار (۲ تا ۶ ماه) مشروط به کاهش ۲ تا ۵ درصدی قیمت شده است.²⁴
گزارش عملکرد سالیانه: عملکرد بازرگانان به صورت سالانه پایش می‌شود و ثبت سفارش‌هایی که منجر به واردات نشوند، به عنوان امتیاز منفی در سهمیه سال بعدی آن‌ها لحاظ خواهد شد.²⁴

۳.۲. الزامات و محدودیت‌های اختصاصی

یکی از مهم‌ترین سیاست‌های اخیر دولت، محدود کردن ثبت سفارش برای واحدهای تولیدی و ممنوعیت آن برای شرکت‌های بازرگانی است.²⁵ طبق اعلام وزارت صمت، ثبت سفارش جدید صرفاً برای واحدهای تولیدی امکان‌پذیر است، به شرطی که برنامه تولید سالانه خود را در سامانه ثبت کرده و به تأیید سازمان صمت استان رسانده باشند.²⁵

این سیاست، در حالی که در ظاهر به دنبال مدیریت منابع ارزی محدود و حمایت از تولید داخلی است، پیامدهای ناخواسته‌ای به دنبال دارد. با توجه به اظهارات فعالان بخش خصوصی، این اقدام می‌تواند منجر به ایجاد رانت و انحصار شود.26 بسیاری از تولیدکنندگان فاقد تخصص و توانایی‌های بازرگانی برای تأمین مواد اولیه هستند و این سیاست عملاً یک شکاف استراتژیک بین دو بخش حیاتی اقتصاد (تولید و بازرگانی) ایجاد می‌کند. به جای تقویت زیرساخت‌های هر دو بخش، با ایجاد محدودیت، یک بازی باخت-باخت رقم می‌خورد که در آن تولیدکنندگان به بازرگانانی تبدیل می‌شوند که تخصص لازم را ندارند و بازرگانان از کارکرد اصلی خود خارج می‌شوند.

برخی از گروه‌های کالایی نیز نیازمند ضوابط اختصاصی برای ثبت اطلاعات هستند ²⁷:

محصولات کشاورزی: شامل برنج، چای، روغن، شکر، حبوبات، گوشت و میوه که نیاز به ثبت اظهار واردات و فروش در طول زنجیره تجاری دارند.²⁸
لوازم خانگی و پوشاک: این کالاها و همچنین فلزات گرانبها، دخانیات و فرآورده‌های نفتی نیز دارای ضوابط اختصاصی برای خرید، فروش، حمل و نگهداری هستند.²⁸

جدول ۱: الزامات قانونی و مجوزهای کالایی خاص

گروه کالایی	طبقه کالا	الزامات خاص در سامانه	سازمان متولی
محصولات کشاورزی	برنج، چای، حبوبات، گوشت، شکر	ثبت اظهار واردات و فروش در طول زنجیره	وزارت جهاد کشاورزی
لوازم خانگی	–	ضوابط اختصاصی خرید، فروش، حمل و نگهداری	وزارت صمت
فلزات گرانبها	–	ضوابط اختصاصی خرید، فروش، حمل و نگهداری	وزارت صمت
پوشاک و منسوجات	انواع پوشاک، کیف، کفش، پارچه	ضوابط اختصاصی خرید، فروش، حمل و نگهداری	وزارت صمت
محصولات بهداشتی و دامی	–	اخذ مجوز از وزارت بهداشت قبل از ثبت شناسه	وزارت بهداشت
دخانیات	–	ضوابط اختصاصی خرید، فروش، حمل و نگهداری	وزارت صمت

۴. تحلیل چالش‌ها و ابهامات رایج

با وجود اهداف کلان، سامانه جامع تجارت در سطح عملیاتی با چالش‌های جدی مواجه است که کارایی آن را تحت‌الشعاع قرار می‌دهد.¹¹ وجود خطاهای متعدد و بازخوردهای منفی کاربران، نشان‌دهنده شکاف میان هدف و عمل است.³¹

۴.۱. مشکلات سیستمی و ارتباطی

یکی از مشکلات اصلی، اختلالات فنی ناشی از یکپارچه‌سازی ناقص سامانه‌ها است که باعث قطعی‌های مکرر و تأخیر در فرآیندها می‌شود.¹¹ برای مثال، عدم امکان ترخیص درصدی کالاها برای شرکت‌های تولیدکننده که در صف تخصیص ارز هستند، یک مشکل بوروکراتیک و سیستمی است که منجر به افزایش هزینه‌های انبارداری می‌شود.¹¹

۴.۲. راهنمای حل خطاهای رایج سامانه

سامانه جامع تجارت با خطاهای متعددی روبرو است که برای رفع آن‌ها راهکارهای زیر پیشنهاد می‌شود ³²:

خطای سقف واردات: این خطا نشان‌دهنده تراز منفی سقف واردات است. برای حل آن، می‌توان پرونده‌های ثبت سفارش قبلی را ابطال یا کاهش ارزش داد یا با مراجعه به سازمان صمت، سقف واردات را افزایش داد.³⁴
خطای ۹۹: این خطا نشان‌دهنده وجود اشکال در ارتباط با سامانه گمرکی است. برای رفع این مشکل باید از طریق کانال‌های ارتباطی سامانه جامع تجارت پیگیری‌های لازم انجام شود.³³
خطای ۱۰۱: این خطا بیانگر نیاز پرونده به دریافت مجوز تخصیص ارز است.³³

جدول ۲: راهنمای رفع خطاهای رایج سامانه جامع تجارت

عنوان خطا	شرح خطا	علت احتمالی	راهکار عملی
خطای سقف واردات	امکان ثبت پرونده جدید وجود ندارد	تراز منفی سقف واردات به دلیل پرونده‌های ثبت نشده	ابطال یا کاهش ارزش پرونده‌های غیرفعال، یا افزایش سقف در رتبه‌بندی
خطای ۹۹	ارتباط با سامانه گمرکی برقرار نیست	وجود اشکال در ارتباط سیستمی بین سامانه‌ها	پیگیری از طریق پشتیبانی سامانه جامع تجارت
خطای ۱۰۱	پرونده نیازمند مجوز تخصیص ارز است	عدم دریافت مجوز تخصیص ارز از دستگاه مربوطه	پیگیری از بانک عامل و دستگاه‌های ذی‌صلاح
مغایرت اطلاعات	مبلغ فوب یا اطلاعات بانکی مغایرت دارد	عدم انطباق اطلاعات پروفرما با اسناد بانکی	بررسی مجدد و تطبیق دقیق اطلاعات وارد شده با اسناد

۴.۳. انتقادات و چالش‌های بخش خصوصی

بخش خصوصی انتقادات متعددی به سیاست‌ها و عملکرد سامانه جامع تجارت دارد.³⁵ از جمله این انتقادات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

پیچیدگی قوانین و تأخیرها: قوانین پیچیده و تغییرات مداوم، فرآیندهای تجاری را کند کرده و منجر به تأخیر در ترخیص کالا می‌شود.¹¹
الزام به ثبت سفارش برای ورود موقت: الزام ثبت سفارش برای ورود موقت کالا که برای تأمین مواد اولیه تولیدکنندگان ضروری است، به عنوان یک مانع بوروکراتیک مضاعف شناخته می‌شود.³⁶
ناکافی بودن پشتیبانی: بسیاری از کاربران از عدم پاسخگویی و ناکارآمدی پشتیبانی سامانه گلایه دارند.³¹ این موضوع باعث می‌شود که مشکلات ساده به معضلات زمان‌بر و هزینه‌زا تبدیل شوند.

این مشکلات، اعتماد فعالان اقتصادی را خدشه‌دار کرده و به جای تسهیل، فرآیند تجارت را پیچیده‌تر و پرهزینه‌تر می‌کند. در نتیجه، برای بسیاری از بازرگانان، سامانه نه یک “پنجره واحد” برای تسهیل، بلکه یک “سد بوروکراتیک” برای کنترل تبدیل شده است. این تناقض میان هدف و عمل، یک چالش استراتژیک برای آینده تجارت الکترونیک در کشور است.

۵. مبانی تعرفه گمرکی و ارزش‌گذاری کالا

۵.۱. تبیین ارزش گمرکی و سامانه TSC

ارزش گمرکی کالا، مبنایی برای محاسبه حقوق ورودی، سود بازرگانی، و سایر عوارض و مالیات‌های متعلقه است.³⁷ این ارزش توسط کارشناسان گمرک و نه توسط بازرگانان تعیین می‌شود.³⁷ در حال حاضر، گمرک ایران از سامانه

TSC (تعیین شناسه ارزش واحد کالا) برای یکسان‌سازی ارزش‌گذاری کالاهای وارداتی استفاده می‌کند تا از اعمال سلایق شخصی و کم‌اظهاری جلوگیری شود.³⁷ پیوند میان ارزش‌گذاری در سامانه TSC و اطلاعات ثبت سفارش در NTSW، نشان‌دهنده یک رویکرد جامع دولتی برای کنترل هوشمند تجارت است. دولت با اجبار به ثبت دقیق ارزش کالا در مرحله ثبت سفارش، یک سیستم نظارتی دقیق ایجاد کرده که امکان کم‌اظهاری سنتی را به شدت کاهش می‌دهد.

۵.۲. اجزا و عوامل مؤثر بر ارزش‌گذاری

ارزش گمرکی کالا بر اساس فرمول $ \text{CV} = (\text{C} + \text{I} + \text{F}) + \text{D} $ محاسبه می‌شود ³⁸:

CV: ارزش گمرکی کالا
C: ارزش خرید کالا (شامل قیمت کالا در مبدأ، منهای تخفیف‌های تجاری)
I: هزینه بیمه پرداختی (برای پوشش ریسک‌های حمل و نقل)
F: هزینه‌های حمل و نقل و بسته‌بندی
D: سایر هزینه‌های واردات (مانند کارمزد ثبت سفارش، هزینه‌های بانکی و…)

اسناد اصلی مورد نیاز برای تعیین ارزش گمرکی، شامل فاکتور خرید و گواهی مبدأ هستند که اطلاعات دقیق مربوط به قیمت، مشخصات و کشور تولیدکننده را به گمرک ارائه می‌دهند.³⁸

جدول ۳: اجزای اصلی محاسبه ارزش گمرکی (سیستم TSC)

عنوان جزء	شرح	منبع اطلاعاتی
ارزش خرید (C)	قیمت واقعی کالا در کشور مبدأ، منهای تخفیف‌های تجاری	پروفرما، فاکتور خرید
هزینه بیمه (I)	مبلغ پرداختی برای پوشش ریسک حمل و نقل کالا	بیمه‌نامه حمل و نقل
کرایه حمل (F)	هزینه‌های جابجایی کالا از مبدأ تا مقصد	بارنامه، قرارداد حمل
سایر هزینه‌ها (D)	تمامی هزینه‌های جانبی واردات (کارمزد، بانکی و…)	فاکتورهای جانبی، اسناد بانکی

۵.۳. ارتباط اطلاعات ثبت سفارش با گمرک

اطلاعات ثبت سفارش در NTSW، از جمله ارزش کالا و مشخصات فنی، مستقیماً به گمرک منتقل می‌شود و پایه اظهار گمرکی در سامانه EPL قرار می‌گیرد.¹ این همگام‌سازی داده‌ها به دولت امکان می‌دهد تا از همان ابتدا بر قیمت و ارزش کالا نظارت کند، نه صرفاً در مرحله نهایی ترخیص. این فرآیند، اگرچه شفافیت را افزایش می‌دهد، اما انعطاف‌پذیری بازرگانان را کاهش داده و آن‌ها را ملزم به رعایت دقت مضاعف در تمامی مراحل، از پروفرما تا ترخیص، می‌کند.

نتیجه‌گیری و توصیه‌های استراتژیک

سامانه جامع تجارت (NTSW) یک ابزار دوگانه است: در ظاهر، تسهیل‌کننده و در باطن، کنترل‌کننده. این سامانه با وجود اهداف والایی چون شفاف‌سازی، مبارزه با فساد و مدیریت منابع، در سطح عملیاتی با چالش‌های جدی مواجه است. قوانین پویا، پیچیدگی فرآیندها و مشکلات سیستمی، محیطی پرریسک و پرهزینه برای فعالان اقتصادی ایجاد کرده است. سیاست‌های اخیر دولت، مانند محدودیت ثبت سفارش برای بازرگانان، نشان‌دهنده رویکردی دستوری است که می‌تواند منجر به ایجاد رانت و انحصار شود و کارایی زنجیره تأمین را کاهش دهد.

با توجه به تحلیل‌های صورت‌گرفته، توصیه‌های عملی زیر برای فعالان اقتصادی ضروری به نظر می‌رسد:

برنامه‌ریزی دقیق: با توجه به تأخیرهای احتمالی در تخصیص ارز و ترخیص کالا، برنامه‌ریزی زمانی برای تمامی مراحل باید با احتیاط بیشتری انجام شود.³⁵
استفاده از خدمات مشاوره تخصصی: به دلیل پیچیدگی و تغییرات مداوم، بهره‌گیری از دانش و تجربه شرکت‌های بازرگانی و کارشناسان ترخیص مجرب می‌تواند از بروز خطا و ضررهای مالی جلوگیری کند.³⁵
دقت در ثبت اطلاعات: با توجه به عدم امکان ویرایش اطلاعات اصلی در سامانه، داده‌ها باید با نهایت دقت و انطباق کامل با اسناد فیزیکی، به ویژه پروفرما، ثبت شوند.¹⁴
بروز ماندن: پیگیری مستمر بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های جدید سامانه و سازمان‌های مربوطه از طریق کانال‌های معتبر، امری حیاتی است.¹⁰

در نهایت، آینده تجارت الکترونیک در کشور به سمت هوشمندسازی و کنترل بیشتر پیش خواهد رفت و فعالان اقتصادی باید خود را با این تحول دیجیتال و بوروکراتیک منطبق سازند تا بتوانند در این محیط پیچیده به فعالیت خود ادامه دهند.